Metodologia wdrożenia

Konsultacje z Klientem

Pierwszym etapem wdrożenia są konsultacje z Klientem, w celu określenia jego potrzeb w zakresie usprawnienia komunikacji z mieszkańcami, samorządowcami i przedsiębiorcami. Warunkiem efektywnego wdrożenia takiego rozwiązania jest odpowiednie określenie grup odbiorców, jak i wybór kanałów komunikacyjnych. Dlatego istotną kwestią jest odpowiedni podział Gminy/Miasta na bazy tematyczne lub terytorialne i określenie celów przekazywanych informacji. System Alcetel z powodzeniem wykorzystywany jest także w administracji wewnątrz Urzędu, dlatego często do obsługi systemu dedykowani są operatorzy z kilku wydziałów, odpowiadający za dany obszar tematyczny. Wszystkie powyższe zagadnienia stanowią indywidualny projekt, który po zaakceptowaniu przez Klienta zostaje realizowany.

 

Uruchomienie systemu, szkolenie

System zostaje przygotowany do pracy, tzn. dokonana zostaje konfiguracja telekomunikacyjna - przypisanie numeru identyfikacji połączenia z możliwością oddzwaniania i odsłuchiwania wiadomości (numer telefonu stacjonarnego z danej strefy numeracyjnej przypisany przez firmę VMBS), przypisanie nagłówka SMS (np. GMINA lub inny dowolny do 11 znaków bez polskich znaków, włączając spację, myślnik, podkreślenie), konfiguracja baz rejestracyjnych oraz przypisanie dostępu do systemu operatorom w urzędzie.
Wraz z uruchomieniem usługi Alcetel wybrani operatorzy systemu zostają przeszkoleni z obsługi.

 

Kampania informacyjna

Zbudowanie baz numerów telefonicznych, które najczęściej odzwierciedlają podział administracyjny gminy, wymaga zaangażowania zarówno przedstawicieli Samorządu, jak i samych mieszkańców.  Dlatego do Gminy dostarczone zostają materiały informacyjne, takie jak plakaty, ulotki, baner elektroniczny, informacje na stronę WWW urzędu oraz do lokalnej prasy. Informacja o uruchomieniu systemu powiadamiania przez Gminę oraz o płynących z tego korzyściach dla mieszkańców, jest kluczowa dla efektywnego wykorzystywania usługi.
Wraz z rozpowszechnieniem informacji wśród mieszkańców o bezpłatnych komunikatach wysyłanych przez urząd oraz o możliwościach i sposobach zarejestrowania się w systemie, firma VMBS przeprowadza dodatkową kampanię informacyjną na telefony stacjonarne mieszkańców.