Funkcjonalność systemów

ALARMOWANIE mieszkańców przez Urząd

W przypadku alarmowania, gdy występuje konieczność natychmiastowego powiadomienia mieszkańców o zagrożeniach np. pożarowych, czy powodziowych najlepiej sprawdza się wysłanie komunikatu głosowego. Jest on bardzo skuteczny w sytuacji kryzysowej, gdyż może pomóc w szybkiej reakcji na zasygnalizowane zagrożenie. Dzięki wysokiej funkcjonalności systemu Alcetel można tak zaprogramować połączenia telefoniczne, aby telefon dzwonił do skutku, aż dany komunikat zostanie odsłuchany. Takie rozwiązanie jest ogromnym ułatwieniem dla osób starszych lub wykluczonych cyfrowo. Kiedy jednak dostęp do internetu znajduje się w zasięgu ręki proponujemy skorzystanie z aplikacji mobilnej (GPS), dzięki której każdy mieszkaniec znajdujący się na terenie, na którym może wystąpić zagrożenie zostanie o tym powiadomiony. Oprócz wyżej wymienionych kanałów w sytuacji alarmowania jest też możliwość wysłania wiadomości sms. Przykładowa treść komunikatu alarmowego:

„Szanowny Mieszkańcu, tu komunikat ostrzegawczy Centrum Zarządzania Kryzysowego gminy ...... W dniu dzisiejszym w godzinach wieczornych prognozuje się wystąpienie silnego wiatru o średniej prędkości od 25 km/h do 40 km/h, w porywach do 90 km/h, z zachodu. Istnieje 30% prawdopodobieństwo wystąpienia lokalnie porywów do 100 km/h."  

 

INFORMOWANIE o ważnych i ciekawych wydarzeniach

W sytuacji, gdy chcielibyśmy poinformować i zaprosić Mieszkańców na wydarzenia, np. kulturalne, czy sportowe, odbywające się w Gminie dostępne są następujące kanały komunikacyjne: sms, aplikacja mobilna, e-mail, komunikat głosowy, wpis w social mediach, wpis na stronę www. Poinformowanie mieszkańców jednym z wymienionych kanałów może przyczynić się m.in. do zwiększenia frekwencji w lokalnych uroczystościach, a tym samym zwiększyć prestiż Gminy. Doskonałym środkiem do przekazywania treści promocyjnych, związanych z życiem Gminy, jest ze względu na swoją zwięzłą formę wiadomość sms. Inną bardzo popularną możliwością, którą oferuje system Alcetel, dzięki której władza lokalna może dotrzeć na szeroką skale do mieszkańców, a tym samym poprawić z nimi kontakt jest nagrywanie komunikatów głosowych np. z życzeniami, zaproszeniami na różne uroczystości. Przykład komunikatu informacyjnego:

„Powiatowa i Miejska Biblioteka w ...... zaprasza mieszkańców do udziału w ogólnoeuropejskiej kampanii Tydzień z Internetem 2016. Motywem przewodnim tegorocznej, już szóstej edycji akcji, jest świadome korzystanie z Internetu i bezpieczne zakupy w sieci. 16 marca odbędzie się spotkanie „Bezpieczny e-konsument”, a przez cały tydzień (od 14 do 20 marca) będzie można sprawdzić swoją wiedzę o prawach konsumenckich na stronie akcji http://tydzienzinternetem.pl/ i na Facebooku.” 

 

ANKIETOWANIE działania w ramach społeczeństwa obywatelskiego

W przypadku gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia ankiet, np. w ramach odbywających się konsultacji społecznych lub w celu zagłosowania w sprawie budżetu obywatelskiego, mogą być one realizowane poprzez: komunikat głosowy, aplikacje mobilną, lub formularz www. Najczęstszą wybieraną formą ankietowania jest komunikat głosowy. Mieszkaniec po odebraniu połączenia telefonicznego i zadanym pytaniu odpowiada przy pomocy klawiatury telefonu naciskając wybrany przycisk. Po przeprowadzeniu połączeń do wszystkich mieszkańców system zlicza wyniki i przekazuje je do Urzędu. Jest to rozwiązanie pozwalające szybko i oszczędnie otrzymać oczekiwane rezultaty. Przyczynia się też do zwiększenia aktywizacji wśród lokalnej społeczności. Przykład komunikatu dotyczącego ankietowania przy wykorzystaniu systemu IVR:

„Jak ocenia Pani/Pan dostępność transportu publicznego? Jeśli bardzo dobrze, proszę wcisnąć przycisk 1. Jeśli neutralnie proszę wybrać przycisk 2. Jeżeli negatywnie proszę wcisnąć przycisk 3. Dziękujemy za udział w ankiecie”      

 

ZGŁASZANIE zdarzeń i wniosków do Urzędów

Aktywna postawa obywatelska, jest ściśle związana z funkcjonalnością wysyłania różnego rodzaju zgłoszeń: wniosków, pomysłów, uwag, problemów itd. Daje ona mieszkańcom sposobność na zabranie głosu w istotnych dla nich kwestiach, a także może korzystnie wpłynąć na zmianę w ich otoczeniu. Zgłoszenia mogą być przesyłane przez aplikacje mobilną, formularz www, wiadomość sms i infolinię. Ostatni wymieniony kanał- infolinia posiada dodatkową użyteczną funkcję. W przypadku zgłoszenia, które zostanie przyjęte przez operatora i uznane za wymagające interwencji można je przekierować na inne numery.  Przykład zgłoszenia:

„Dzień dobry, chciałbym zgłosić, iż w wyniku wczorajszej wichury przy ul. 3 Maja leżą zwalone drzewa, na części jezdni i chodniku, utrudniając  przejazd aut i przejście pieszym. Proszę stosowne władze o podjęcie interwencji w tej sprawie.”

 

KOMUNIKACJA zwrotna szkoły z rodzicami

W obszarze edukacji, niezwykle ważną rolę spełnia sprawnie działająca komunikacja. W celu ułatwienia porozumienia pomiędzy nauczycielami, a rodzicami uczniów został stworzony system edu-kontakt. Za jego pomocą placówka edukacyjna może m.in. informować rodziców o planowanych wywiadówkach, lub przeprowadzić ankietę, aby poznać opinie na dany temat. Z kolei rodzice uczniów mogą np. zgłaszać nieobecności dziecka. W podanych sytuacjach powiadomienia mogą być przesyłane poprzez komunikat głosowy, sms lub aplikacje mobilną. Przykładowa treść komunikatu:

„Szanowni Państwo, dnia 16 września 2016r. o godzinie 17.00 odbędzie się w naszym przedszkolu zebranie dla rodziców. Obecność rodziców lub opiekunów prawnych w zebraniu  jest obowiązkowa.  Serdecznie zapraszamy- Dyrektor i Rada Pedagogiczna Publicznego Przedszkola nr.8”